POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS E INFORMACIÓN

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, la empresa ADVICE
BEHAVIOURAL MARKETING S A S domiciliada en BOGOTA D.C., con dirección física Calle
94 N°16 55, correo electrónico marco.tecchia@advicegroup.it y teléfono 2366169, señala mediante el
presente escrito su Política De Tratamiento De Datos e Información.

1. DEFINICIONES PRINCIPALES
a) “Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el
Tratamiento de sus Datos Personales.
b) “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, ya
sea formación de base de datos, almacenamiento, organización y acceso.
c) “Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una
o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
d) “Dato Público”: Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su
profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse
sin reserva alguna.
e) “Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede
generar su discriminación.
f) “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, que realice el Tratamiento de Datos
Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) “Autorizado”: Es la Compañía que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen
legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular.
i) “Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento
que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el
Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los
Datos Personales.
j) “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, que decida sobre la Base de Datos
y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
k) “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica sujeto del derecho de hábeas data, a
quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos.
l) “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por
el Encargado por cuenta del Responsable.
m) “Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican
los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio colombiano, cuando
dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el
receptor del Dato Personal.
n) “Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no,
que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación,
relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de
Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas,
interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

2. PRINCIPIOS
En todo Tratamiento de Datos Personales, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les
transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y
en esta Política de tratamiento, con el fin de garantizar el derecho al habeas data y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley. La Sociedad ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S, en el
desarrollo de sus actividades comerciales lucrativas o no lucrativas podrá recolectar, utilizar, almacenar,
transmitir y/o realizar diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares con el respeto y
cumplimiento a los principios que a continuación se citan:
a) Principio de Confidencialidad: ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S, debe siempre
realizar cualquier tratamiento de datos disponiendo las medidas necesarias para mantener la
confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, accedido, usado, eliminado,
o conocido por persona no Autorizada. En virtud de este principio, todo Dato Personal, que no sea
Dato Público, debe tratarse por los Responsables como confidencial, incluso aun después de la
terminación de la relación contractual o del vínculo entre el Titular del Dato Personal y ADVICE
BEHAVIOURAL MARKETING S A S
b) Consentimiento o Autorización previa: Salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla, todo
Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo únicamente una vez se haya obtenido la Autorización
previa, expresa e informada del Titular del dato.
c) Finalidad informada y Autorizada de manera previa: La finalidad del Tratamiento particular de un
Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización.
Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por
los Titulares de los Datos.
d) Integridad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe mantenerse veraz, completo,
exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales
parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, ADVICE BEHAVIOURAL
MARKETING S A S deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección
de la información.
e) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Sociedad deberá entregarle la
información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante.
f) Manejo de la información por personal autorizado: Los Datos Personales solo pueden ser tratados
por el personal de la Sociedad que cuente con autorización para ello. No podrá entregarse Datos
Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la Sociedad para
llevar a cabo el Tratamiento.
g) Temporalidad: ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S usará la información durante el
plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los datos al momento de obtener
su consentimiento.
h) Tratamiento Adecuado de la Información o datos: ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING
SAS mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las
bases de datos en las que es Responsable.

3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S busca con el presente documento informarles a
los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten y los procedimientos y/o mecanismos
para hacer efectivos sus derechos. Los Datos personales deberán ser utilizados conforme a su finalidad,
entre las finalidades se encuentran:
a) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes.
b) Servir como herramienta de verificación de afiliaciones y derechos de los individuos.
c) Servir para fines administrativos, fiscales y contables en caso de ser necesario.
d) Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o
productos.
e) Otras finalidades que se determinen en procesos de obtención de Datos Personales siempre que
sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
f) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo, pero sin limitarse a la
consulta en listas restrictivas.
g) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información
y bases de datos de la Sociedad.
h) Procesos de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto,
para fines comerciales, administrativos, de mercadeo.
j) Otras finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos
Personales siempre que se respeten las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la
Sociedad.

4. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES
ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel
mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento
conforme a esta Política de Tratamiento de Datos e Información.
Igualmente, ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S podrá entregar los Datos Personales
a terceros no vinculados a LA COMPAÑIA cuando, se trate de contratistas en ejecución de contratos
para el desarrollo de las actividades de la compañía y en casos de transferencia a cualquier título de
cualquier línea de negocio con la que se relacione la información.
En todo caso, cuando ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S desee enviar o transmitir
datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,
establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales en el que,
entre otros, se pacte lo siguiente:
a) Los alcances y finalidades del tratamiento.
b) Las actividades que el Encargado realizará en nombre de la sociedad.
c) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y la sociedad.
d) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo
y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
e) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de
datos así como de guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f) Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por la
sociedad como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.
ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S no solicitará la autorización cuando la
transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la
Ley y sus Decretos Reglamentarios. Sin embargo, todo aquel que tenga acceso a la información del
Titular prevista dentro de las Bases de Datos de la sociedad, estará sujeto a los acuerdos de
confidencialidad pertinentes, establecidos por el área del Servicio al Cliente, para satisfacer las
necesidades del cliente y los requerimientos de la ley.

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
El titular de los Datos personales tendrá los siguientes derechos, sin perjuicio de los que señale la ley:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Sociedad en su condición de
responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales,
inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización) o salvo
que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Ser informado por la Sociedad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando la Superintendencia de
Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento
la Sociedad o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no
hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del
Responsable.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento
conforme se indica en el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en este
documento, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación. En el
Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda
proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que
sean de naturaleza pública. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través
de sus padres, representantes legales, tutores o los adultos que detenten la patria potestad, quienes
deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente.

6. EXCLUSIÓN DE LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
La sociedad ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S podrá realizar el Tratamiento de los
datos personales de los Titulares sin previa autorización de estos cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales
o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Este Tratamiento deberá, sin embargo, cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.

7. ENCARGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Sociedad ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S ha designado al asistente de Gerencia
como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo
relacionadas con los Datos Personales.
Algunas de las funciones particulares en relación con Datos Personales son:
a) La persona encargada tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de
conformidad con la Ley y esta política.
b) Recibir, tramitar y responder las solicitudes de actualización de Datos Personales
c) Recibir, tramitar y responder las solicitudes de conocer los Datos Personales.
d) Recibir, tramitar y responder las solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular
presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo
establecido en la Ley
e) Recibir, tramitar y responder las solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos
Personales
f) Recibir, tramitar y responder las solicitudes de prueba de la Autorización otorgada.
g) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan
de acuerdo con la Ley.
Para contactar al Encargado Tratamiento de Datos, usted podrá dirigirse a Calle 100 n° 19 – 61 of. 1009,
o al correo electrónico marco.tecchia@advicegroup.it
Teléfono: 2366169
Cargo de la persona de contacto: Encargado del Tratamiento de Datos

8. PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS O SOLICITUD PRUEBA DE AUTORIZACIÓN
Las consultas o solicitudes de información respecto de los Datos Personales del Titular que reposan en
las Bases de Datos de la Sociedad podrán realizarse de forma física en la dirección de domicilio de la
empresa o de forma electrónica a través del correo de Servicio al Cliente marco.tecchia@advicegroup.it
Cualquiera que sea el medio, la Sociedad guardará prueba de la consulta y su respuesta.
a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, ya sea el titular de la información, su
causahabiente, apoderado, representante, la Sociedad recopilará toda la información individual de esa
persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la
Sociedad y se la hará conocer al solicitante.
b) El termino para contestar una consulta será de diez (10) días hábiles contados a partir de la
fecha en la que la solicitud fue recibida por la Sociedad.
c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al
solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite.
Sin embargo, la respuesta definitiva no podrá tardar más de quince (15) días hábiles desde la fecha de la
solicitud inicial.

9. PROCEDIMIENTO PARA QUEJAS Y RECLAMOS
Las quejas y/o reclamos por el presunto incumplimiento de los deberes de Ley de la Sociedad y las
solicitudes de corrección, actualización o supresión de información o datos personales que reposen en
las Bases de Datos de la Sociedad podrán realizarse de forma física en la dirección de domicilio de la
empresa o de forma electrónica a través del correo de Servicio al Cliente marco.tecchia@advicegroup.it
Cualquiera que sea el medio, la Sociedad guardará prueba de la queja, reclamo y/o solicitud y su
respuesta.
a) El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o
acreditados y deberá indicarse la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
b) De igual forma en el escrito del reclamo deberá relacionarse el nombre y documento de
identificación del Titular, una descripción breve de los hechos que dan lugar al reclamo y la solicitud de
actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes, según sea el caso. En caso de
considerarse necesario se podrá acompañar el reclamo con copias de documentación. El reclamo
deberá dirigirse a marco.tecchia@advicegroup.it
c) La Sociedad deberá verificar si existe capacidad jurídica para hacer el reclamo, en caso de
haberla, la Sociedad procederá a estudiar el escrito, si el reclamo o la documentación adicional están
incompletos, la Sociedad requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los siete (7) días siguientes
a la recepción del reclamo para que este sea completado. Si el reclamante no presenta la documentación
e información requerida dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha del reclamo inicial, el reclamo
se entenderá desistido.
d) El término máximo para atender el reclamo será quince (15) días hábiles contados a partir del
día siguiente a la fecha de su recibo.

10. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS
Los Titulares tendrán, en todo momento, el derecho a solicitar a ADVICE BEHAVIOURAL
MARKETING S A S, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para
el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y
obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados
c) Se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron
recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por
ADVICE BEHAVIOURAL MARKETING S A S. Es importante tener en cuenta que el derecho de
cancelación no es absoluto, y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
a) La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal
o contractual de permanecer en la base de datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a
obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones
administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para
realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente
adquirida por el titular.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, ADVICE BEHAVIOURAL
MARKETING S A S, debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no
permita la recuperación de la información. Si vencido el término legal respectivo, el responsable no
hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de
Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos personales.
El área de Servicio al Cliente será la encargada de borrar operativamente la información que contenga
datos confidenciales de los Titulares a su discreción, de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información en el futuro por parte de esta sociedad o de ningún otro operador.

11. VIGENCIA
Esta Política rige a partir de su publicación. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o
transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y
necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en este escrito